Tài liệu tập huấn về đổi sổ năm 2011

TÀI LIỆU TẬP HUẤN 
ĐỔI SỔ GHI CHÉP BAN ĐẦU VỀ DS-KHHGĐ NĂM 2011

Phương pháp giảng dạy:         Thuyết trình
Bài tập theo nhóm
Luyện tập 30-45 phút
Thiết bị giảng dạy:                  Nên kết hợp phương tiện nghe nhìn, và hướng dẫn bằng ví dụ thực tế
·         Laptop/ Máy tính cá nhân
·         Máy chiếu qua đầu
·         Bảng trắng/ Bảng giấy cuốn & Bút viết bảng
 Nội dung tập huấn:                 1. Thiết kế của Sổ A0
2. Một số quy định chung
3. Một số khái niệm và định nghĩa
4. Phương pháp ghi thông tin vào Sổ A0
5. Nội dung tập huấn cho cán bộ cấp xã
I. Thiết kế Sổ A0 (1 phút)
     Thiết kế Sổ A0
     Trang bìa
     Bảng kê địa bàn
     Trang hỗ trợ
     Trang ruột
II. Một số quy định chung (1 phút)
Tổng quan chung

Chế độ ghi chép ban đầu về DS-KHHGĐ phản ánh ü      Các thông tin cơ bản để nhận biết chung nhất của bản thân từng người trong hộ (Mục I); ü      Các thông tin về KHHGĐ/SKSS (Mục II); ü      Các thông tin thay đổi về DS-KHHGĐ (Mục III).     Sổ ghi chép ban đầu về DS-KHHGĐ (Sổ A0) là tài liệu ghi chép ban đầu của hệ thống tin thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ.

Một số quy định chung (1-2 phút)

1. Chế độ ghi chép ban đầu là nhiệm vụ và yêu cầu bắt buộc đối với cộng tác viên tại địa bàn. 2. Cán bộ dân số xã có trách nhiệm kiểm tra, giám sát và thẩm định các thông tin đã được ghi chép trong Sổ A0. 3. Việc ghi chép ban đầu phải đảm bảo đúng sự thật khách quan, không biết không điền thông tin vào Sổ A0. Khi ghi chép thông tin ban đầu vào Sổ A0 phải sử dụng đúng khái niệm và phạm vi hướng dẫn. 4. Việc ghi chép ban đầu vào Sổ A0 được thực hiện trực tiếp thông qua phỏng vấn từng thành viên trong hộ hoặc thông qua phỏng vấn người có trách nhiệm trong hộ, trong thôn, trong xã. 5. Viết gọn: Cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã, thôn. 6. Viết tắt: Ban Dân số xã, cán bộ dân số xã, CTV, CBYT, TYT,KHHGĐ,BPTT, SKSS, SLTS, SLSS.

III. Một số khái niệm và định nghĩa (25 phút)
Các khái niệm và phạm vi áp dụng không khác so với trước. Tuy nhiên cần lưu ý một số trường hợp được đưa vào theo dõi phù hợp với tình hình thực tế hiện nay như thuê nhà để ở, người giúp việc gia đình (người làm thuê ở và ăn chung cùng gia đình), một gia đình nhưng ở nhiều nơi, hôn nhân có yếu tố nước ngoài, người nước ngoài có quốc tịch Việt Nam…
Giảng viên giải thích rõ những từ in đậm. Yêu cầu học viên ghi nhớ những điểm cần lưu ý. Giảng viên tạo tình huống giả thiết gắn với những trường hợp cần lưu ý trong điều kiện thực tế của địa phương để học viên phân tích và xử lý tình huống.
1. Phạm vi  theo dõi DS-KHHGĐ
1.1. Tất cả các hộ cư trú trên địa bàn của xã đều được theo dõi về DS-KHHGĐ, bao gồm:
     Hộ gia đình: những người sống chung (ở chung và ăn chung) có quan hệ hôn nhân, ruột thịt hoặc nhận nuôi dưỡng, không phân biệt là đã hay chưa được ngành công an cho tách hoặc nhập hộ khẩu thường trú.
      Hộ tập thể: (nhiều) người sống xa gia đình hoặc chưa có gia đình riêng ở chung với nhau trong một phòng ở, nhà ở tập thể do cơ quan, xí nghiệp, trường học, các tổ chức xã hội quản lý và của tư nhân cho thuê sử dụng.
1.2. Những khu vực có các hộ gia đình và hộ tập thể đặc thù (như bộ đội, công an, người nước ngoài, phạm nhân cải tạo) thuộc cơ quan quốc phòng, công an, ngoại giao quản lý được các Bộ chủ quản theo dõi riêng.
LƯU Ý:
(1) Trường hợp một hộ gia đình có người giúp việc gia đình, người ở trọ và người không có quan hệ họ hàng, thường xuyên sinh sống (ở chung và ăn chung) trên 6 tháng, thì họ được xác định là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ. Nếu trong hộ gia đình có 3 người thuộc nhóm này, thì những người này được tách riêng thành 1 hộ tập thể tách biệt với hộ gia đình nêu trên.
(2) Trường hợp hai nhóm người hoặc nhiều hơn (có hoặc không có quan hệ họ hàng) tuy có ở chung trong một đơn vị nhà ở, nhưng không ăn chung với nhau, thì hai nhóm này tạo thành hai hộ khác nhau.
(3) Trường hợp hai nhóm người hoặc nhiều hơn (có hoặc không có quan hệ họ hàng) tuy ăn chung nhưng lại ngủ riêng ở hai đơn vị nhà ở khác nhau, thì hai nhóm này tạo thành hai hộ khác nhau. Riêng trường hợp khi người chưa thành niên còn phụ thuộc kinh tế vào bố mẹ nhưng ngủ ở (các) đơn vị nhà ở gần đó (hộ có nhiều nơi ở), thì quy ước số người này là thành viên hộ của bố mẹ và được theo dõi chung vào một hộ; không tách riêng hộ.
2. Đối tượng theo dõi
2.1. Tất cả những người Việt Nam thực tế thường trú tại hộ (thành viên của hộ).
2.2. Những nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ trong khu vực do cơ quan quốc phòng, công an, ngoại giao quản lý được các Bộ chủ quản theo dõi riêng.
2.3. Đối tượng theo dõi về KHHGĐ là những cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ, quy định lấy tuổi của người vợ từ 15 đến 49, không quan tâm đến nơi cư trú và tuổi của người chồng (bao gồm cả cặp nam nữ sống chung như vợ chồng).

3. Nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ
           Nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ: Là những người thực tế đã và đang sống ổn định tại hộ hoặc đã chuyển đến ở ổn định tại hộ, không phân biệt họ đã hay chưa được cơ quan công an cho đăng ký hộ khẩu thường trú.
            Nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ bao gồm cả số người tạm vắng, nhưng không gồm số người tạm trú.
3.1. Những người thực tế đã và đang sống ổn định tại hộ đến thời điểm lập Sổ A0
     Những người thường xuyên cư trú tại hộ trên 6 tháng, không phân biệt họ đã hoặc chưa được đăng ký hộ khẩu thường trú.
     Trẻ em mới sinh của các bà mẹ thường xuyên cư trú, không phân biệt họ đã hoặc chưa được đăng ký khai sinh.
     Những người thường xuyên cư trú tuy đã có giấy chuyển đi nhưng thực tế họ vẫn chưa di chuyển đến nơi ở mới.
3.2.Những người mới chuyển đến dưới 6 tháng, nhưng có ý định sống ổn định tại hộ gồm:
     Những người đã có giấy chứng nhận chuyển đến (không kể thời gian người đó chuyển đến).
     Những người chưa có giấy chứng nhận chuyển đến, nhưng đã xác định rõ ý định sống ổn định:
ü      Đến xây dựng kinh tế mới;
ü      Về nhà chồng (vợ);
ü      Đến để làm con nuôi;
ü      Bộ đội, công an đào ngũ; công nhân viên chức tự bỏ việc về sống với gia đình v.v...
3.3. Những người tạm vắng
            Những người tạm vắng là những người sống ổn định tại hộ, nhưng tại thời điểm ghi Sổ, họ tạm thời không có mặt tại hộ, gồm:
     Những người được cử đi công tác, chữa bệnh, du lịch, tham quan, học tập ngắn hạn ở nước ngoài.
     Cán bộ công nhân viên đi công tác ở trong nước kể cả công tác lưu động, không kể thời gian công tác bao lâu.
     Những người đang điều trị, điều dưỡng tại các bệnh viện, bệnh xá, nhà điều dưỡng.
     Những người đi làm ăn ở nơi khác, thỉnh thoảng mới về thăm gia đình (nhưng không có ý định ở hẳn nơi mà người đó tới làm ăn).
     Học sinh phổ thông đi trọ học.
     Những người bị tạm giữ, tạm giam tại các cơ quan công an và quân đội.
LƯU Ý: Về nhân khẩu thực tế thường trú
(1) Những người đến ở nhờ, trông con, giúp việc, làm thuê .v.v..và có ý định sinh sống lâu dài (6 tháng trở lên), họ được quy ước là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ và cũng được theo dõi.
(2) Những người nước ngoài đã nhập quốc tịch Việt Nam và có đủ 3 điều kiện trên, họ được xem là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ và cũng được theo dõi chung với cả hộ.
(3) Người có hai hoặc nhiều nơi ở được xác định là nhân khẩu thực tế thường trú tại nơi họ đăng ký địa chỉ liên hệ (nơi ở chính).
ü      Nếu các nơi ở của hộ cùng nằm trên một thôn: CTV phụ trách địa bàn sẽ ghi họ tại nơi được xác định là nơi ở chính.
ü      Nếu các nơi ở của hộ nằm khác thôn cùng xã: ai được xác định là nhân khẩu thực tế thường trú ở địa bàn nào (nơi ở chính) thì CTV phụ trách địa bàn sẽ ghi họ tại nơi được xác định.
(4) Những người sống bằng nghề trên mặt nước
ü      Nếu họ có nhà ở trên bờ, nhà ở của họ thuộc địa bàn nào sẽ do CTV địa bàn ghi;
ü      Nếu họ không có nhà ở trên bờ nhưng có đăng ký bến gốc thì bến gốc của họ thuộc địa bàn nào sẽ do CTV phụ trách địa bàn đó sẽ ghi và theo dõi.
(5) Bộ đội, công an có đăng ký hộ khẩu thường trú tại hộ gia đình cũng được tính là nhân khẩu thực tế thường trú và cũng được theo dõi chung với cả hộ.
(6) Những người làm hợp đồng (ngắn hạn, dài hạn, tạm tuyển, thời vụ) cho quân đội, công an hiện đang cư trú tại hộ được tính là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ.
(7) Những nhân khẩu đặc thù được theo dõi riêng, gồm:
ü      Quân đội, công an trong doanh trại (lực lượng thường trực) gồm những người là quân nhân tại ngũ, công nhân viên quốc phòng, công an kể cả người làm hợp đồng ngắn hạn/dài hạn (trừ người làm công nhật hoặc thời vụ) đang sống trong các khu vực do quân đội, công an quản lý.
ü      Phạm nhân trong các trại giam, trại cải tạo bao gồm: những người đang học tập/ cải tạo/cải huấn trong các trường/trại cải tạo, cải huấn do quân đội hoặc công an quản lý.
ü      Bệnh nhân không nơi nương tựa đã nằm tại bệnh viện ít nhất 6 tháng
ü      Trẻ em trong các trại mồ côi, những người sống trong các nhà dưỡng lão, trại phong/hủi, trung tâm/trường/trại/cơ sở cải tạo tệ nạn xã hội khác đóng trên địa bàn xã .
ü      Trường thanh thiếu niên, trường dân tộc nội trú, trường câm/điếc, các nữ tu sỹ trong tu viện, các nhà sư và tu sỹ, nhà chung, nhà chùa
ü      Những người không có nơi ở ổn định, sống nay đây mai đó gồm những người lang thang cơ nhỡ, không có nhà ở và những người sống bằng nghề trên mặt nước.
LƯU Ý: Những trường hợp không được tính là nhân khẩu thực tế thường trú tại hộ
     Những người có đăng ký hộ khẩu thường trú nhưng thực tế đã rời đi nơi khác trên 6 tháng.
     Những người đến tạm trú.
     Những người được cử đi học tập, công tác, đi chuyên gia, lao động dài hạn ở nước ngoài (6 tháng trở lên).
     Những người đang học tập, cải tạo trong trại cải tạo, cải huấn.
     Những người đi hẳn ra nước ngoài (Kể cả có và không có giấy xuất cảnh).
     Việt kiều nước ngoài về thăm gia đình.
     Người mang quốc tịch nước ngoài là thường dân cư trú tại hộ (nếu có).
IV. Phương pháp ghi thông tin vào sổ A0 (50-60 phút)
Phần này giảng viên đối chiếu với tài liệu (phần Powerpoint dành cho cán bộ cấp xã). Lấy vì dụ cụ thể gắn với thực tế địa phương để yêu cầu học viên thực tập tại chỗ, điền vào phiếu in trắng, lần lượt từng nội dung. Sau khi học viên điền xong từng phần vào phiếu trắng, yêu cầu học viên đổi phiếu cho người bên cạnh để kiểm tra chéo xem có ghi đúng hay không.
Cần nhấn mạnh những từ in đậm, nếu cần có thể giải thích thêm để học viên nắm vững những nội dung này. Có thể in phần 4. phương pháp ghi thông tin vào sổ A0 làm tài liệu tập huấn cho cán bộ cấp xã  tiện theo dõi trong điều kiện giảng không có thiết bị đèn chiếu và  tra cứu, tham khảo trong quá trình điều tra.
1.      Ghi trang Bìa
Điền tên tỉnh, huyện, xã, thôn vào dòng tương ứng.
Họ và tên cộng tác viên: Ghi tên CTV phụ trách địa bàn.
Địa bàn số: .… Từ hộ số.... đến hộ số ....
LƯU Ý: Trước khi lập Sổ A0, cán bộ dân số xã có trách nhiệm
     Xây dựng sơ đồ các thôn trong xã và mã số địa bàn;
     Hướng dẫn CTV xây dựng bảng kê các địa chỉ chi tiết trong thôn
     Dựa trên bảng kê địa chỉ và mã số địa bàn, cán bộ dân số xã và CTV đánh số thứ tự hộ thống nhất theo địa bàn và chung toàn xã, việc đánh số thứ tự phải dựa vào số nhà của hộ (thực chất là địa chỉ nơi ở của hộ), nếu không có số nhà thì đánh số thứ tự theo thứ tự từ Bắc đến Nam và từ Tây sang Đông.
     Sau khi có số thứ tự các hộ dân trong xã, cán bộ dân số xã  giao cho CTV phụ trách từng địa bàn, CTV sẽ dùng số thứ tự của hộ để ghi vào mục 2 là Từ hộ số.....đến hộ số…
Địa chỉ chi tiết: Ghi địa danh thường dùng của địa bàn mà CTV quản lý. Ví dụ:           Ngõ 211, Phố Hoàng Văn Thái;
Đội 3, Thôn Đồng Tiến;
Xóm Lã Vọng, Thôn Phù Du;
Khóm 3, Ấp Cù Lao.....
2. Ghi bảng kê địa bàn
Đối với khu vực có địa chỉ kiểu thành thị (khu vực nhà ở đã được cơ quan có thẩm quyền cấp số nhà và đặt tên phố, tên ngõ/ngách/hẻm ).
Cách ghi: căn cứ địa bàn, CTV ghi lần lượt tên các đường giao thông lên bảng kê theo thứ tự từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang Đông theo nguyên tắc:
     Ghi theo trình tự: tên phố (hay tên đường), tên ngõ (thuộc phố), tên ngách (thuộc ngõ, nếu có), tên hẻm (thuộc ngách, nếu có).
     Ghi xong ngõ này mới chuyển sang ngõ khác, xong phố này mới chuyển sang phố khác. Trên mỗi dòng chỉ có tên của một đường phố, hoặc một ngõ, hoặc một ngách, hoặc một hẻm.
     Tên phố/ngõ/ngách/hẻm phải được ghi vào đúng cột: cột 2 cho tên phố; cột 3 cho tên ngõ; cột 4 cho tên ngách; cột 5 cho tên hẻm; cột 6 ghi số hộ và từ hộ số đến hộ số có trong nhóm địa chỉ này. Nếu đã ghi vào cột 3 hoặc cột 4 hay cột 5 thì phải ghi vào những cột đứng trước trên cùng dòng.
Đối với khu vực có địa chỉ kiểu nông thôn (chưa được cơ quan có thẩm quyền cấp số nhà)
Cách ghi: Căn cứ vào địa bàn, CTV ghi lần lượt tên thôn, các xóm vào bảng kê địa chỉ theo thứ tự từ Bắc xuống Nam, từ Tây sang Đông theo nguyên tắc :
     Ghi theo trình tự, đưa tên thôn, tên các xóm hoặc tương đương (dưới cấp thôn), tên cấp nhỏ hơn xóm (nếu có).
     Ghi xong xóm này mới chuyển sang xóm khác. Trên mỗi dòng chỉ có tên của   một xóm.
     Mỗi dòng chỉ có tên của một làng hoặc một xóm và phải ghi vào đúng cột: cột 3 cho tên xóm hoặc tương đương (dưới cấp thôn); cột 4 và cột 5 được dùng với thôn lớn,bên trong xóm còn chia nhỏ; cột 6 dùng để ghi số hộ và từ hộ số đến hộ số. Nếu đã ghi vào cột 3, 4, 5 thì phải ghi vào những cột đứng trước trên cùng dòng.
3. Ghi trang ruột
Cách ghi:
     Mỗi hộ được ghi trên một tờ (trang ruột).
     Trường hợp hộ có nhiều hơn 7 người thì CTV ghi sang trang tiếp theo;
     Trường hợp hộ có 2 cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ thì cặp vợ chồng thứ 2 và con của họ được ghi sang trang tiếp theo;
     Trường hợp hộ có 3 cặp vợ chồng trở lên thì cặp vợ chồng thứ 3 cũng chuyển tiếp sang trang tiếp sau nữa.
MỤC I. THÔNG TIN CƠ BẢN CỦA HỘ
     Thông tin cơ bản của hộ số:... (phía trên bên trái biểu): Ghi theo số thứ tự hộ đã hướng dẫn ở trên. Đối với hộ được ghi trên 2 tờ trở lên thì CTV ghi số là XXX . X
Ví dụ: Hộ số 100 có 2 cặp vợ chồng trong độ tuổi sinh đẻ (tuổi của người vợ trong khoảng từ 15 đến 49 tuổi) thì ghi 100.1 trên tờ thứ nhất cho cặp vợ chồng thứ nhất và con của họ; ghi 100.2 trên tờ thứ hai cho cặp vợ chồng thứ 2 và con của họ
     Địa chỉ hộ: (phía trên bên phải biểu) ghi địa chỉ nơi ở của hộ.
ü      Đối với khu vực có địa chỉ kiểu thành thị thì ghi số nhà.
ü      Đối với khu vực có địa chỉ kiểu nông thôn thì ghi tên chủ hộ.
     Bảng thông tin cơ bản: Quy ước, ghi lần lượt từng người trong hộ từ trên xuống dưới (từ dòng 1 đến hết) theo mức độ quan hệ gia đình với chủ hộ là
            1. chủ hộ;
            2. vợ/chồng chủ hộ;
            3. con đẻ;
            4. con nuôi/con dâu/con rể;
            5. bố/mẹ của vợ chồng chủ hộ;
            6. cháu nội/ngoại của chủ hộ; quan hệ khác.
Cột 1- Số thứ tự: Ghi theo số người trong hộ.
Cột 2- Họ và tên: Ghi họ và tên khai sinh đầy đủ và viết bằng CHỮ IN HOA của từng người trong hộ. Chủ hộ ghi vào dòng đầu tiên.
Cột 3- Quan hệ với chủ hộ: Ghi quan hệ gia đình của từng người trong hộ với chủ hộ
(1) Chủ hộ: Là người đại diện của hộ được các thành viên trong hộ thừa nhận.
     Chủ hộ luôn được ghi ở dòng (1). Nếu hộ phải ghi từ 2 tờ trở lên thì chủ hộ được ghi tại dòng (1) của trang thứ nhất; dòng (1) của tờ thứ hai, ba.. vẫn sử dụng để ghi cho người khác trong hộ.
     Chủ hộ có thể trùng hoặc không trùng với chủ hộ có trong sổ hộ khẩu do ngành công an cấp.
     Đối với hộ mà cả bố mẹ đều do quân đội, công an quản lý và theo dõi riêng, hộ chỉ có (các) cháu nhỏ do địa phương theo dõi, thì (các) cháu nhỏ này được xác định là 1 hộ. Chủ hộ sẽ là cháu lớn tuổi nhất.
(2) Vợ/chồng chủ hộ: Là những người đã được luật pháp hoặc phong tục, tập quán của địa phương thừa nhận là đang có vợ (hoặc có chồng), hoặc đang chung sống với người khác giới như vợ chồng.
            CTV cần đối chiếu với dòng tình trạng hôn nhân khi ghi thông tin.
LƯU Ý:
            Trường hợp một người có từ 2 vợ (chồng) trở lên cùng sống chung trong một hộ, thì những người này đều được xác định là vợ (chồng) của chủ hộ. Trường hợp này ghi ngay sau tên người vợ thứ nhất là tên những đứa con chưa lập gia đình của họ, sau đó ghi người vợ thứ hai và các con của họ.
(3) Con đẻ: Là (những) người do chính chủ hộ sinh ra.
(4) Con nuôi/con dâu/con rể: Là (những) người được pháp luật thừa nhận hoặc phong tục tập quán của địa phương thừa nhận là con nuôi /con dâu/ con rể, hiện đang chung sống (ở chung và ăn chung) với chủ hộ.
(5) Cháu nội/ngoại: Là (những) người do người con đẻ (con trai hay con gái) của chủ hộ sinh ra.
(6) Bố/mẹ của vợ/chồng chủ hộ: Là người sinh ra chủ hộ, hoặc bố/mẹ chồng (vợ) của chủ hộ. Bố/mẹ nuôi của vợ/chồng chủ hộ (ở chung và ăn chung) với chủ hộ cũng được tính là bố/mẹ của chủ hộ.
(7) Quan hệ khác (ghi rõ): Bao gồm những người có quan hệ gia đình không thuộc các nhón quan hệ trên hoặc không có quan hệ gia đình đang ở cùng chủ hộ như ông/bà, anh/chị em ruột, cô/dì/chú/bác, bạn, người làm thuê, ở trọ, giúp việc gia đình, v.v…
Cột 4- Giới tính: Ghi nam hoặc nữ 
Cột 5- Ngày sinh:     Ghi đầy đủ ngày tháng năm sinh theo năm dương lịch, theo quy cách DD/MM/YYYY;
     DD là hai số chỉ ngày, MM là hai số chỉ tháng, YYYY là bốn số chỉ năm.
     Nhất thiết phải ghi đủ các chữ số cho mỗi khoản.
LƯU Ý:
     Ngày sinh của mỗi người có thể biết chính xác hoặc không biết. Nếu biết được chính xác thì ghi đủ. Những người dưới 50 tuổi nhất thiết phải ghi đầy đủ thông tin ngày tháng năm sinh. Trường hợp người trên 50 tuổi không nhớ thì dùng số 0 để thay thế. Ví dụ như  00/00/1930.
     Nếu đối tượng chỉ nhớ năm sinh âm lịch thì CTV phải chuyển sang năm dương lịch, căn cứ bảng chuyển đổi.
Cột 6- Dân tộc: Ghi tên dân tộc theo hướng dẫn tại cột 2 Bảng danh mục các dân tộc Việt Nam.
Cột 7- Trình độ văn hóa: Ghi trình độ văn hóa phổ thông của từng người trong hộ theo các mức khác nhau tại thời điểm lập sổ như sau:
     Bỏ trống (không ghi): Trẻ em dưới 6 tuổi, chưa đến tuổi nhập trường tiểu học.
     Ghi 00 với người trên 14 tuổi không biết đọc, biết viết một đoạn báo bằng tiếng phổ thông, tiếng dân tộc hoặc một ngoại ngữ nào đó- Mù chữ
     Ghi (L/12) lớp phổ thông cao nhất đã hoàn thành tại thời điểm lập Sổ theo hệ 12 phổ thông hiện tại. Trường hợp một người học theo hệ giáo dục phổ thông cũ thì CTV phải sử dụng Bảng chuyển đổi trình độ văn hóa phổ thông để chuyển về hệ phổ thông hiện tại (12 năm).
Cột 8- Trình độ chuyên môn: Ghi trình độ chuyên môn kỹ thuật được đào tạo theo các mức khác nhau.
     Bỏ trống (không ghi): Người không có trình độ chuyên môn
     Ghi A: Công nhân kỹ thuật
     Ghi A0: Công nhân kỹ thuật không có bằng hay chứng chỉ
     Ghi A1: Công nhân kỹ thuật có bằng hay chứng chỉ
     Ghi B: Sơ học chuyên nghiệp.
     Ghi C: Trung học chuyên nghiệp
     Ghi D: Cao đẳng
     Ghi E: Đại học.
     Ghi F: Thạc sỹ, Tiến sỹ
Cột 9 - Tình trạng hôn nhân: Ghi tình trạng hôn nhân của từng người trong hộ như sau:
     Bỏ trống (không ghi): Chưa vợ /chồng (chưa bao giờ lấy vợ/ chồng).
     Có vợ (chồng): những người có đăng ký kết hôn; hoặc không đăng ký kết hôn với chính quyền, gia đình đã tổ chức lễ kết hôn; hoặc không tổ chức lễ kết hôn nhưng chung sống với nhau như vợ chồng.
     Goá: Người có vợ (chồng) đã chết và hiện tại chưa kết hôn lại hoặc chung sống với người khác như vợ chồng.
     Ly hôn: Người trước đây đã có vợ (chồng) nhưng vì lý do nào đấy đã bỏ nhau, đã được toà án công nhận và hiện tại chưa kết hôn lại hoặc chung sống với người khác như vợ chồng.
     Ly thân: Người trước đây có vợ (chồng) nhưng vì lý do nào đó hiện không sống chung như vợ chồng với nhau nữa (mặc dầu chưa ly hôn và hiện tại cũng không chung sống với người khác như vợ chồng).
Cột 10-Tình trạng cư trú: Ghi thông tin trạng cư trú của từng người trong hộ như sau:
     Bỏ trống (không ghi): thực tế thường trú có mặt
     Vắng: thưc tế thường trú vắng mặt.
     Tạm trú: với những người hiện đang sống tại địa bàn trên 3 tháng đến dưới 6 tháng hay không có ý định sống lâu dài
Cột 11-Tình trạng tàn tật: Ghi các thông tin về từng tình trạng tàn tật của từng người trong hộ.
     Người tàn tật là người bị khiếm khuyết một hay nhiều bộ phận cơ thể hoặc chức năng biểu hiện dưới những dạng tật khác nhau, làm suy giảm hoàn toàn khả năng (không thể) hoạt động, khiến cho lao động, sinh hoạt, học tập gặp nhiều khó khăn. 
     Sổ A0 chỉ theo dõi và ghi các tàn tật mà người khác nhìn thấy và kiểm chứng được là: Nhìn (thị giác), Nghe/nói, Vận động/di chuyển, ghi nhớ/tinh thần.
ü      VN (tàn tật về nhìn/thị giác) là người không thể thực hiện chức năng về nhìn như mù, không có khả năng nhìn.
ü      GN (tàn tật về nghe/nói) là người không thể thực hiện chức năng về nghe/nói như điếc, không có khả năng nghe; câm.
ü      CN (tàn tật về vận động/di chuyển) là người không thể thực hiện chức năng vận động/di chuyển như liệt chi, liệt 2 chi dưới, liệt nửa người, liệt tứ chi và bất động, khuyết thiếu 1 hay nhiều chi.
ü      EN (tàn tật về ghi nhớ/tinh thần) là người không thể thực hiện chức năng ghi nhớ/tinh thần như điên, down, không có khả năng ghi nhớ.
MỤC II: THEO DÕI SỬ DỤNG BPTT
(1) Họ và tên: Ghi họ và tên của người phụ nữ trong độ tuổi 15-49 có chồng đang thực tế thường trú tại hộ. Để ghi chính xác CTV đối chiếu cột "ngày, tháng, năm sinh" và cột "tình trạng hôn nhân".
LƯU Ý:
     Chỉ căn cứ tuổi người vợ mà không quan tâm đến tuổi người chồng, chỉ căn cứ là có chồng mà không quan tâm đến nơi ở, nghề nghiệp của chồng.
     Người sử dụng BPTT được quy về người vợ (tuổi và biện pháp tránh thai sử dụng).
(2)  Sinh năm: Ghi năm sinh của người phụ nữ có tên ở dòng trên.
(3) Tháng năm bắt đầu sử dụng BPTT: Ghi tháng năm bắt đầu sử dụng  BPTT mà cặp vợ-chồng này đang thực hiện tại thời điểm lập Sổ A0. Ví dụ ngày cấy Que cấy tránh thai hoặc ngày đặt vòng (của que cấy hoặc vòng hiện đang còn trong cơ thể người phụ nữ).
     Cột năm: Được chia làm 5 năm từ 2011 đến 2015. Mỗi năm ghi theo một cột với các tháng tương ứng.
     Dòng tháng: Được chia làm 12 tháng trong năm.
            Hàng tháng, CTV đến từng hộ gia đình hoặc thông qua người có trách nhiệm trong địa bàn, trong xã để nắm tình hình và ghi chép vào Mục II theo mã sử dụng BPTT được in sẵn tại trang hỗ trợ như: Không sử dụng BPTT thì ghi "0"; đặt vòng thì ghi "1"...
LƯU Ý
            Trong trường hợp một cặp vợ chồng có sử dụng nhiều BPTT thì chỉ ghi biện pháp nào có hiệu quả hơn.
Ví dụ (1) Chị A hiện sử dụng vòng tránh thai từ tháng 12/2003
ü      Tháng năm bắt đầu sử dụng BPTT => Ghi 12/2003.
ü      Tháng 4/2011. Lập sổ A0   => Ghi 1 vào ô tháng 4/2011.
ü       Tháng 5/2011 sử dụng Vòng   => Ghi 1 vào ô  5/2011
ü      Tháng 7/2011 thay vòng mới   => ghi 1/1 vào ô 7/2011
ü      Tháng 12/2011 tháo vòng đển sử dụng thuốc uống => ghi 5 vào ô 12/2011
Ví dụ (2) Chị M sử dụng bao cao su  từ tháng 10/2008
ü      Tháng năm bắt đầu sử dụng BPTT => Ghi 10/2008
ü      Tháng 4/2011. Lập sổ A0   => Ghi 4 vào ô tháng 4/2011
ü      Tháng 6/2011 không sử dụng   => Ghi 0 vào ô  6/2011
ü      Tháng 9/2011, mang thai   => Ghi T vào ô 9/2011
ü      Tháng 12/2011, sảy(nạo) thai        => Ghi N vào ô 12/2011
ü      Tháng 1 đến 8/2012, sử dụng bao cao su  => Ghi 4 vào ô 1/2012
ü      Tháng 9/2012, thấy có thai            => Ghi T vào ô 9/2012
Nếu biết thời điểm mang thai thì khoanh tròn (không tẩy/xóa), nếu không biết để nguyên
ü      Tháng 11/2012, sinh con  => Ghi S vào ổ tháng 11/2012 => Khoanh tròn tháng mang thai
MỤC III. THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI KHÁC
1. Trường hợp có trẻ mới sinh:
     Tại Mục I: Ghi đầy đủ thông tin của trẻ vào số thứ tự tiếp theo.
     Tại Mục II: Ghi chữ S vào Ô tháng tương ứng của mẹ. 
     Tại khoản 1, Mục III: Ghi đầy đủ thông tin của trẻ.
(1) Họ và tên: ghi họ và tên của trẻ mới sinh (trẻ đẻ ra sống),
Trường hợp trẻ mới sinh chưa được khai sinh hay chưa đặt tên chính thức thì ghi là “Trai” nếu là nam hoặc “Gái” nếu là nữ. Khi đứa trẻ có tên chính thức theo giấy khai sinh thì sửa lại tên trong Sổ A0.
- Ngày sinh: Ghi ngày tháng năm sinh theo kiểu DD/MM/YYYY
- Đẻ tại: Ghi địa điểm nơi bà mẹ sinh con bằng cách đánh dấu
ü      [X] vào ô “TYT”, nếu đẻ tại trạm y tế của xã,
ü      [X] vào ô “tại nhà” nếu đẻ tại nhà hoặc tại địa điểm nhưng không phải là cơ sở y tế,
ü      [X] vào ô “khác”, nếu đẻ tại cơ sở y tế khác nhưng không phải là trạm y tế của xã như Bệnh viên, nhà hộ sinh, trạm y tế xã khác.
- Người đỡ đẻ: Ghi mức đào tạo chăm sóc thai sản của người đỡ bằng cách đánh dấu
ü      [X] vào ô “CBYT”, nếu người đỡ đẻ là Cô đỡ đã có chứng chỉ đào tạo chăm sóc thai sản hoặc Mụ vườn đã đã có chứng chỉ đào tạo chăm sóc thai sản hoặc Nhân viên y tế thôn đã có chứng chỉ đào tạo chăm sóc thai sản , Nữ hộ sinh xã, Bác sỹ sản.
ü      [X] vào ô “khác”, nếu người đỡ đẻ không được đào tạo chăm sóc thai sản.
- Là con thứ…. của bà mẹ: Ghi theo lần sinh của bà mẹ
- Ngày SLSS: Ghi ngày tháng năm trẻ được thực hiện sàng lọc sơ sinh
Sàng lọc sơ sinh để phát hiện, can thiệp và điều trị sớm các bệnh, tật, các rối loạn chuyển hoá, di truyền ngay trong giai đoạn sơ sinh giúp cho trẻ sinh và ra phát triển bình thường hoặc tránh được những hậu quả nặng nề về thể chất và trí tuệ. Thông thường, kỹ thuật SLSS các bệnh tật được thực hiện với đứa trẻ ngay trong những ngày đầu tiên sau khi sinh.
- Kết quả dương tính/âm tính: Ghi theo thông báo kết quả  SLSS của cơ sở y tế, CTV đánh dấu vào ô tương ứng.
Ví dụ: Chị Hạnh sinh con trai vào ngày 20/5/2011, đẻ tại TYT của xã, do Nữ hộ sinh đỡ, chưa đặt tên; ngày 21/5/2011 đã thực hiện SLSS, kết quả âm tính
2. Trường hợp có người chết
     Tại Mục I: Lấy thước kẻ gạch đè lên dòng họ và tên của người chết từ cột 1 đến cột 11.
     Tại khoản 2, Mục III: Ghi đầy đủ thông tin của người chết.
            (1) Họ và tên: Ghi họ và tên.
            (2) Ngày chết: Ghi ngày tháng năm chết theo kiểu DD/MM/YYYY
LƯU Ý:
            Trường hợp hộ có một đứa trẻ sau khi sinh ra bị chết ngay, CTV cần phải ghi là một trường hợp sinh ra và đồng thời cũng ghi là trường hợp chết để tránh bỏ sót số liệu sinh và chết, nếu trẻ mới sinh chưa đặt tên thì ghi “Trai” hoặc “Gái” ở cột "Họ và tên".
Ví dụ: Chị Liên sinh con trai vào ngày 20/6/2011, đã đặt tên, trẻ mới sinh chết ngay sau sinh => Ghi đầy đủ thông tin của trẻ ở cả khoản 1 và khoản 2 của mục III
3. Trường hợp có bà mẹ mang thai
     Tại Mục II: Ghi mã T vào Ô tháng tương ứng
     Tại khoản 3, Mục III: Ghi đầy đủ thông tin của bà mẹ mang thai.
- Họ và tên: Ghi họ và tên của bà mẹ mang thai.
            - Ngày sinh: Ghi ngày tháng năm sinh của bà mẹ mang thai
- Mang thai lần thứ: Ghi theo số lần mang thai của bà mẹ
            Thông thường các bà mẹ mang thai được thực hiện kỹ thuật sàng lọc trước sinh (SLTS) 2 lần vào 3 tháng đầu thai kỳ và 3 tháng giữa thai kỳ để phát hiện, can thiệp và xử trí sớm các bệnh, tật, các rối loạn chuyển hóa, di truyền ngay trong giai đoạn bào thai.
- Ngày SLTS1: Ghi ngày bà mẹ được SLTS trong 3 tháng đầu thai kỳ
            - Kết quả BT (bình thường)/ BBT (bất bình thường): Ghi theo thông báo kết quả SLTS1 của cơ sở y tế, đánh dấu [X] vào ô tương ứng.
- Ngày SLTS2: Ghi ngày bà mẹ được SLTS trong 3 tháng giữa thai kỳ
            - Kết quả BT (bình thường)/ BBT (bất bình thường): Ghi theo thông báo kết quả SLTS1 của cơ sở y tế, đánh dấu [X] vào ô tương ứng.
Ví dụ: Chị Mai thực hiện SLTS lần 1 vào ngày 1/6/2011, kết quả bình thường => Ghi ngày và kết quả bình thường vào ô tương ứng
4. Trường hợp chuyển đi
4.1 Trường hợp một hoặc một số người chuyển đi khỏi xã
     Tại Mục I: Gạch ngang lên dòng ghi thông tin của người chuyển đi
     Tại khoản 4, Mục III:
ü      Họ và tên: Ghi họ và tên của người chuyển đi
ü      Ngày đi: Ghi thời điểm chuyển đi
     Trường hợp nhiều người chuyển đi thì ghi dòng tiếp theo.
4.2 Trường hợp cả hộ chuyển đi ra ngoài xã
     Tại Mục I. Gạch ngang lên toàn bộ các dòng ghi thông tin cơ bản.
     Tại khoản 4, Mục III:
ü      Họ và tên: Ghi “chuyển cả hộ”
ü      Ngày đi: Ghi thời điểm chuyển đi
4.3 Trường hợp chuyển đi trong nội bộ xã
     Tại Mục I: Gạch ngang lên dòng ghi thông tin của người chuyển đi
     Tại khoản 6, Mục III:
ü      Cột “Ngày tháng năm” ghi thời điểm chuyển đi,
ü      Cột “thay đổi thông tin" ghi “chuyển đi địa bàn... cùng xã”
ü      Cột “tên” ghi tên người chuyển đi

5. Trường hợp chuyển đến
5.1 Trường hợp một, một số người chuyển đến từ xã khác
     Tại Mục I: Ghi đầy đủ thông tin theo hướng dẫn.
     Tại khoản 5, Mục III:
ü      Họ và tên: Ghi họ và tên của người chuyển đến
ü      Ngày đến: Ghi thời điểm chuyển đến
     Trường hợp nhiều người chuyển đi thì ghi dòng tiếp theo.
5.2 Trường hợp cả hộ chuyển đến từ xã khác
     Tại Mục I: Ghi đầy đủ thông tin theo hướng dẫn.
     Tại khoản 5, Mục III:
ü      Họ và tên: Ghi “chuyển đến cả hộ”
ü      Ngày đến: Ghi thời điểm chuyển đến
5.3 Trường hợp chuyển đến trong nội bộ xã
     Tại Mục I: Ghi đầy đủ thông tin theo hướng dẫn.
     Tại khoản 6, Mục III:
ü      Cột “Ngày tháng năm” ghi thời điểm chuyển đến,
ü      Cột “thay đổi thông tin" ghi “chuyển đến địa bàn... cùng xã”
ü      Cột “tên” ghi tên người chuyển đến
6. Trường hợp thay đổi thông tin cơ bản
            Trường hợp một người trong hộ  được pháp luật xác định lại hoặc thay đổi thông tin cơ bản
     Tại Mục I:  ghi sửa thông tin theo yêu cầu
     Tại khoản 6, mục III:
ü      Cột “Ngày tháng năm" ghi thời điểm thay đổi.
ü      Cột “Thông tin thay đổi” ghi rõ thay đổi
ü      Cột “Tên” ghi tên người có sự thay đổi.
LƯU Ý:
     Kết hôn: Ghi tên người  kết hôn và ghi rõ "kết hôn lần thứ mấy ”.
     Nhận con nuôi: Trường hợp nhận con nuôi là trẻ sơ sinh dưới 1 tuổi mà không có địa chỉ nơi ở của bố hoặc mẹ đứa trẻ thì được ghi như một trường hợp mới sinh. Còn trường hợp nhận con nuôi mà có địa chỉ rõ ràng của đứa trẻ thì ghi là trường hợp chuyển đến.
V. Nội dung tập huấn cho cán bộ cấp xã (Sử dụng phần chiếu powerpoint dành cho cán bộ xã)
1.      Thiết kế Sổ A0
2.      Thực hiện đổi sổ tại xã năm 2011
3.   Cập nhật thông tin sau đổi sổ

TÀI LIỆU TẬP HUẤN GIẢNG VIÊN
ĐỔI SỔ GHI CHÉP BAN ĐẦU VỀ DS-KHHGĐ NĂM 2011

 

Phương pháp giảng dạy:  Thuyết trình
Thiết bị giảng dạy:           Nên kết hợp phương tiện nghe nhìn, và hướng dẫn bằng ví dụ thực tế
·   Laptop/ Máy tính cá nhân
·   Máy chiếu qua đầu
·   Bảng trắng/ Bảng giấy cuốn & Bút viết bảng
Nội dung tập huấn:         1.Quy trình đổi sổ ghi chép ban đầu  về DS-KHHGĐ (Sổ A0)
2. Trọng tâm công việc trong đổi sổ năm 2011 tại xã
3. Trọng tâm công  việc trong  đổi  sổ năm  2011 tại  cấp huyện

I. Quy trình đổi sổ ghi chép ban đầu về DS-KHHGĐ (Sổ A0)
Bước chuẩn bị        
1.     Rà soát, chuẩn hóa kho dữ liệu điện tử
Xã                                         Huyện                                      Tỉnh
          Hoàn thành: 20/2/2011                     Hoàn thành: 10/3/2011